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受控文件是指按照發放范圍登記、分發或獨立存檔管控,并能保證收回的文件;它是一種標準性、責任制的文件,必要修改時需要進行申請,并登記ECN文件,審核批準,同時ECN也必須受控;受控文件作廢時,應從所有使用場合及時收回,以防止其誤用。
本教程操作環境:windows10系統、Dell G3電腦。
受控文件指按照發放范圍登記、分發或獨立存檔管控,并能保證收回的文件。它主要是由文控中心和認證辦共同管控。
這是一種標準性、責任制的文件,必要修改時需要進行申請,并登記ECN文件,審核批準,同時ECN也必須受控。文件封面一般加蓋受控圖章。受控文件是“非受控文件”的對稱,凡是能夠產生多個修改狀態或多個版本的文件都是受控文件,也就是說凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。
受控文件可以復制閱讀參考,但復制的文件不生效。許多公司還將受控文件拍成照片,上傳到內部局域網,以供有需要或爭議時直接在網絡上查看,這樣可以避免原件的丟失和損壞。
一般來說這些文件是長期使用并始終處于修改和換版狀態的文件,如:成本手冊、程序文件、各種規章制度、定額、標準成本、預算等。 受控文件作廢時,應從所有使用場合及時收回,以防止其誤用。
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