為選擇合適的ERP供應商，是否該發布需求建議書（RFP）？

全球有成百上千家企業資源規劃 (ERP) 解決方案供應商。在開展挑選 ERP 供應商的項目時，不可能與所有這些供應商都進行接觸。不斷縮小這一領域供應商的范圍，直到最終敲定最適合的入圍名單（通常被稱為“最終候選人名單”）是項目成功極為關鍵的一步。通常可借助需求建議書 (RFP) 及相關的 RFP 流程來確定 ERP 供應商的最終候選人名單。

以下我們將與您共同探討發布RFP的利與弊，再根據其優勢助您編制出“戰略性 ERP 合作伙伴最終候選人名單”。

劣勢
? 客觀性：有的企業可能會使用舊版本的RFP，而舊的RFP并沒有反映出目前企業的業務現實和背景，甚至沒有反映出新ERP所需的技術類型（例如沒有涉及云計算）。實際上，RFP本身并不能保證企業客觀地制定“戰略性ERP合作伙伴最終候選人名單”。因為組織有很多充分的理由來利用第三方的專業知識幫助選擇供應商，發布RFP只是其中一個理由。
? 專注于功能優先：運營效率的源頭是流程如何支持業務戰略；ERP 軟件并不是源頭。但遺憾的是，72% 的 ERP 選擇項目都專注于功能優先。首先確定可用功能，然后確定這些功能如何適應目前（或未來）的工作方式，這種做法并不是理想的ERP選擇方法。采用此方法時使用 RFP 可能會成為企業選擇過程中不應有的轉折點。它會導致企業逐漸偏離對 ERP 戰略角色的責任，而朝著試圖利用“高級軟件功能”、成本更高的復雜整體上線項目之路走去。

優勢
? 控制偏見：在任何決策過程中，控制偏見的有效方法是列出各項要求，然后根據這些要求來測評各方案是否適用。這是傳統 RFP 在 ERP 選擇過程中的一個重要優勢，也是防止內部偏見的一種特別有效的工具。
? 迅速縮小范圍：RFP 最明顯、也可以說最大的優點是能夠將對大量 ERP 軟件供應商進行篩選，使范圍最終縮小到只包含少數幾家。與一大批供應商進行深入探討是不現實的，也是效率低下的。“戰略合作伙伴最終候選人名單”應該通過一套與 ERP 戰略完全一致的合理標準予以確定。如果在 RFP 中清晰闡明這一點，一些供應商在確定自己不合適后，會很樂意退出角逐。ERP 合作伙伴關系應該是雙向的。
? 持續更新：許多 RFP 以軟件為中心，實施軟件、支持最終用戶并調整適應供應商 KPI。對于以功能為中心的選擇過程，這可能看起來是一個合理的進步：軟件上線，最終用戶得到支持，供應商的服務時間足以在整個生命周期內修補和更新 ERP。過往歷史表明，制造業中唯一不變的是變化本身。企業目前的業務流程并非一成不變，因此，ERP 也應相應變化。

從以上的利弊分析可以看出，可以利用RFP的優勢，再結合企業的戰略重點來確定“戰略性ERP合作伙伴候選人名單”。具體選拔過程可分為四步：

1. 明確定義統一的 ERP 策略和指標，以推動執行問責制。
   首先，確定決定業務戰略成功與否的關鍵因素。然后，定義具體成果以及如何將這些成果作為指標進行衡量。
2. 評估和招聘專家
   確定是否需要第三方專家。嚴格評估專家的客觀性、掌握的行業專業知識以及將 ERP 戰略融入到敲定“戰略性 ERP合作伙伴最終候選人名單”的能力。
3. 針對“戰略性 ERP 合作伙伴最終候選人名單”制定標準
   與專家合作，將策略和預期結果分解為相應的設定標準。
4. 牢記長期目標
   為了制定出最滿足企業當前和未來戰略目標的供應商最終候選人名單，將標準聚焦在持續改進這一戰略要求上，可幫助企業找到合適的戰略性ERP合作伙伴，持續合作，助企業實現戰略使命。

實際上，是否發布RFP本身并不重要，而重要的是：充分利用RFP的優勢，并結合企業的戰略目標，實現持續更新。因為ERP 選擇項目對企業來說是一項巨大的投資，有風險也是機遇。用于確定戰略性 ERP 合作伙伴的工具不應增加風險。雖然傳統的 RFP 具有多種優勢，但它只是一種工具。